Oferta konferencyjna

Jak Cię widzą tak Cię piszą, czyli...
...udana konferencja wizytówką profesjonalizmu

Wychodząc naprzeciw Państwa oczekiwaniom proponujemy pomoc przy organizacji tego typu przedsięwzięć. Nasze usługi świadczymy kompleksowo lub tylko w wybranym zakresie, dla grup od kilkunastu do kilkuset osób. Budżet imprezy konferencyjnej będzie jasno określał wielkość prowizji oraz kwotę przeznaczoną na statutową działalność Fundacji. Podejmując współpracę z nami mają Państwo nie tylko gwarancję doskonałej usługi ale i unikatową możliwość wsparcia Fundacji na polu społeczności uniwersyteckiej.

Co możemy Państwu zaoferować?

  • Pomożemy precyzyjnie zaplanować Państwu program konferencji oraz opracujemy budżet i skoordynujemy go z programem. Podczas przygotowań na bieżąco będziemy monitorować wpływy i wydatki. Zbierzemy i zweryfikujemy wpłaty od uczestników indywidualnych, wystawców i sponsorów. Wystawimy potrzebne dokumenty i wyślemy faktury. Sporządzimy też dla Państwa aktualne raporty finansowe. Na każdym etapie będą Państwo mieli kontrolę nad saldem płatności poszczególnych uczestników. Te informacje będą dostępne w sekretariacie. Na koniec przedstawimy rozliczenie finansowe.
  • Kompleksowo poprowadzimy sekretariat kongresu. Naszą pracę zaczniemy na wiele tygodni przed konferencją. Z odpowiednim wyprzedzeniem zapakujemy i roześlemy komunikaty informacyjne do potencjalnych uczestników. Od tej chwili jesteśmy codziennie do dyspozycji naszych gości, odpowiadając na pytania, wyjaśniając wątpliwości i udzielając dodatkowych informacji. Można się z nami łatwo skontaktować telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną. W miarę nadsyłania zgłoszeń na bieżąco rejestrujemy uczestników oraz odnotowujemy ich życzenia. W międzyczasie prowadzimy bieżącą korespondencję z prelegentami planowanych wystąpień, wygłaszanych wykładów i prezentowanych prac naukowych.
  • Przed przyjazdem gości przygotujemy materiały konferencyjne. Zapakujemy je do teczek oraz dostarczymy do obiektu kongresowego.

  • Podczas konferencji w pełnym zakresie poprowadzimy recepcję konferencyjną. Każdy uczestnik, po sprawdzeniu salda płatności, otrzyma od nas materiały naukowe, program, identyfikator oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo w konferencji. W każdej chwili podczas obrad udzielimy informacji, doradzimy i odpowiemy na pytania naszych gości.

  • Wynajmiemy obiekt najlepszy do organizacji kongresu. Wyposażymy go w profesjonalny sprzęt audiowizualny. Z odpowiednim wyprzedzeniem dokonamy rezerwacji sal. Nie zapomnimy o zamówieniu pomieszczeń technicznych i magazynu. Przed konferencją kompleksowo przygotujemy sale oraz zadbamy o ich techniczne wyposażenie. Podczas imprezy będziemy dbać, aby obrady przebiegały bez żadnych zakłóceń.

  • Zadbamy o wszechstronną organizację i obsługę techniczną obrad. Przed kongresem szczegółowo zapoznamy się z potrzebami prelegentów w zakresie wyposażenia audiowizualnego i dobierzemy odpowiednią konfigurację.

  • Zapewnimy pełną obsługę poligraficzną i plastyczną konferencji. Przygotujemy wydawnictwa kongresowe, identyfikatory i certyfikaty. Oznakujemy miejsce obrad, wykonamy logo i banery.

  • Zatroszczymy się o wyżywienie uczestników konferencji. Zapewnimy smaczne posiłki w miejscu obrad. W oparciu o budżet konferencji zaproponujemy odpowiedni wariant cateringu dla uczestników. Następnie ustalimy menu oraz liczbę porcji. Podczas konferencji zadbamy o aranżację miejsca do serwowania posiłków obiadowych oraz poczęstunków kawowych. Zależnie od programu i budżetu kompleksowo przygotujemy koktajl, uroczysty bankiet lub plenerowe spotkanie integracyjne.

  • Państwa gościom zaoferujemy zakwaterowanie w atrakcyjnych cenach. Z dużym wyprzedzeniem zarezerwujemy szeroką gamę miejsc zakwaterowania, aby ją następnie udostępnić naszym gościom.

  • Kompleksowo zorganizujemy podróż szczególnie ważnych gości i prelegentów. Przed kongresem uzgodnimy daty pobytu i szczegóły podróży. Zapewnimy również autokarowe transfery uczestników z hoteli na obrady i imprezy towarzyszące. Dla osób przyjeżdżających własnymi samochodami wyznaczymy i oznakujemy parkingi. Podczas kongresu zadbamy też, aby korzystali z nich tylko nasi goście.

Zakres usług

Przed konferencją:
  • Opracowanie programu imprezy, harmonogramu obrad i imprez towarzyszących
  • Przygotowanie budżetu przedsięwzięcia
  • Organizacja biura konferencji
  • Prowadzenie korespondencji
  • Rejestracja przez WWW (stworzenie internetowego formularza rejestracyjnego)
  • Wysyłka zaproszeń, RSVP, bazy danych
  • Przyjmowanie wpłat (wpisowe), wystawianie i wysyłka faktur
  • Prowadzenie rachunku imprezy i rozliczenie kosztów
  • Obsługa poligraficzna i plastyczna (projekt logo, zaproszeń i formularzy zgłoszeniowych, identyfikatorów)
  • Projekt i produkcja materiałów reklamowych promujących konferencję (gadżety, upominki)
  • Przygotowanie materiałów informacyjnych i konferencyjnych dla uczestników
  • Selekcja lokalizacji i wynajem pomieszczeń
  • Przygotowanie profesjonalnego sprzętu audiowizualnego do prezentacji
  • Rezerwacja miejsc parkingowych, szatni
  • Przygotowanie i rozmieszczenie znaków kierunkowych
  • Analiza zapotrzebowania na noclegi różnych standardów i cen
  • Rezerwacje hoteli i obiektów na imprezy towarzyszące
  • Ocena zapotrzebowania na posiłki i napoje oraz uwzględnienie ich w programie konferencji
  • Catering: uroczyste kolacje, przerwy kawowe, lunche
  • Opracowanie programu imprez towarzyszących (oprawa artystyczna)

W trakcie konferencji:
  • Koordynacja przedsięwzięcia – osobisty nadzór na miejscu
  • Obsługa recepcji uczestników i informacji
  • Dystrybucja materiałów konferencyjnych
  • Zapewnienie odpowiedniego sprzętu technicznego i jego obsługa
  • Kontrola faktur, rachunków i rozliczeń
  • Realizacja dodatkowych zamówień
  • Zarządzanie programami towarzyszącymi
  • Dokumentacja zdjęciowa

Po konferencji:
  • Przygotowanie szczegółowych raportów
  • Rozliczenie budżetu, kosztów i przychodów z konferencji
  • Przygotowanie wydawnictwa pokonferencyjnego i jego dystrybucja

Uproszczony schemat współpracy

  • Wstępne ustalenia potrzeb organizatora konferencji
  • Określenie zakresu współpracy, terminów realizacji i podziału ról
  • Kalkulacja budżetu – koszty konferencji uzależnione są od następujących czynników:
    • miejsca organizacji przedsięwzięcia
    • ilości uczestników
    • zakresu współpracy z Państwa katedrą
    • pozyskanych sponsorów
    • wybranego pakietu gadżetów
  • Wyznaczenie osób do kontaktu z ramienia katedry
  • Stworzenie harmonogramu realizacji zadań
  • Spotkanie podsumowujące całość przedsięwzięcia

ZAPRZASZAMY DO WSPÓŁPRACY